1. Tous les organisateurs d'événements ayant une place d'affaires au Québec et dont le ou les événements se déroulent au Québec sont admissibles au concours Les Vivats. Tous les événements, peu importe leur taille, leur budget et leur type sont admissibles aux Vivats.

2. Les fournisseurs et lieux hôtes d'événements ayant une place d'affaires au Québec sont, pour leur part, admissibles dans la catégorie Fournisseur. De même, peu importe le chiffre d'affaires, le nombre d'employés, la nature de leurs produits et services, les fournisseurs sont admissibles aux Vivats.

3. Les Vivats peuvent refuser toute candidature qui ne respecte pas ces conditions en informant par écrit les candidats concernés.

4. Seuls les événements ayant eu lieu entre le 1er janvier 2011 et le 31 décembre 2011 seront considérés.

5. Les candidats peuvent participer à un maximum de 3 catégories, incluant le Grand Vivat, pour un même événement.

6. Pour déposer une candidature, un formulaire en ligne doit être complété et un dossier de candidature doit être envoyé en version électronique à l'adresse suivante :   Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. . Les candidatures déposées sous une autre forme ne seront pas considérées. Vous pouvez joindre à votre dossier un maximum de quatre pièces complémentaires (deux photos et deux annexes, à envoyer en format électronique).

7. Seules les candidatures complètes reçues avant le vendredi 20 janvier 2012, 17 h seront considérées.

8. Un jury indépendant par catégorie, composé de spécialistes, se réunira pour délibérer et choisir les gagnants. Les membres des six jurys devront se soumettre au code d'éthique des Vivats. Les participants retenus comme finalistes seront informés par écrit.

9. L'analyse des dossiers se fait à l'aide de grilles basées sur les critères de sélection suivants : pratiques exemplaires, caractère novateurs des mesures responsables, mesures responsables transférables, niveau de difficulté rencontré, impacts mesurables sur l'environnement, la société et l'économie.

10. Le nom des organisations finalistes sera également mentionné, entre autres, sur www.lesvivats.com et la page Facebook du Conseil québécois des événements écoresponsables.

11. Les prix seront remis lors de la fête des Vivats en avril 2012. Un représentant de chacune des organisations finalistes pourra participer gratuitement à la soirée. Tous les gagnants recevront le trophée Vivat. Les organisations gagnantes qui ne pourront pas être sur place lors de la remise de prix se verront remettre leur prix par courrier postal dans la semaine suivant le Gala.

12. Le matériel envoyé dans le cadre d'une candidature aux Vivats demeure la propriété du Conseil québécois des événements écoresponsables et du Réseau des femmes en environnement. Les textes, photos et documents reçus pourront être utilisés dans le cadre des communications entourant les Vivats (promotion du concours, promotion des lauréats, utilisation dans différents médias - notamment presse écrite, médias sociaux (Facebook), etc.

13. Les règlements des Vivats sont disponibles sur le site www.lesvivats.com et à la demande en version imprimée au secrétariat des Vivats (514) 843-2015, poste 810953, Conseil québécois des événements écoresponsables, 100, rue Sherbrooke ouest, Montréal (Québec) H2X 3P2